(Unila): Pelaksana tugas harian Rektor Universitas Lampung (Unila) Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc., meluncurkan Sistem Informasi Administrasi Akademik Registrasi dan Statistik (SIARS) di Ruang Sidang Utama lantai 2 Rektorat, Kamis (12/12/2019). Peluncuran sistem baru yang digagas Biro Akademik dan Kemahasiswaan (BAK) Unila ini dihadiri para dekan, wakil dekan bidang akademik, direktur pascasarjana, wakil direktur bidang akademik, para kasubbag bidang akademik, serta operator dari masing-masing fakultas. Sosialisasi dipandu Bayu Wicaksono dan Iqbal Parabi selaku tim kerja BAK Unila setelah sebelumnya mereka mempresentasikan sistem hingga mendapatkan masukan dan saran dari Wakil Rektor Bidang Akademik Unila Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si.
Adapun sistem berisi tiga aplikasi yaitu Sistem Pengusulan Pengunduran Diri dan Alih Program, Sistem Pengusulan Cuti dan Heregistrasi Mahasiswa Aktif, serta Sistem Pencatatan Mahasiswa Aktif. Ketiga sistem dapat diakses di laman http://siars.unila.ac.id/ oleh operator akademik fakultas dan mengusulkan kepada universitas.
Usulan dapat langsung dilakukan melalui sistem. Misalnya untuk pengajuan cuti, jika sebelumnya mahasiswa setelah dinyatakan memenuhi persyaratan maka harus menindaklanjuti usulan yang diajukan dengan membawa sejumlah berkas ke rektorat untuk diverifikasi sehingga SK dapat diterbitkan.
Ke depan fakultas melalui operatornya cukup mengusulkan melalui sistem sehingga tidak lagi harus membawa berkas persyaratan ke rektorat.
Mahasiswa bisa mengusulkan langsung ke pihak fakultas baik cuti, alih program studi, maupun pengunduran diri. Kemudian fakuktas yang akan mengusulkan ke pihak universitas. Data mahasiswa akan terupdate seiring dengan nomor surat yang telah diinput pada sistem tersebut. Update data mahasiswa tidak dilakukan setiap semester atau setiap hari.
Prof. Bujang Rahman menyampaikan, kegiatan ini berisi dua agenda. Pertama sosialisasi aplikasi akan diterapkan di lingkungan Unila terutama bagian akademik perihal aplikasi cuti mahasiswa, heregistrasi, pengunduran diri, serta alih program.
Untuk alih program terdiri dari dua aplikasi yakni alih program studi dan aplikasi studi lanjut. Aplikasi ini dibuat biro akademik dan kemahasiswan dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada seluruh mahasiswa.
Agenda kedua, lanjut Bujang, pihaknya akan meluncurkan aplikasi tersebut sehingga sudah bisa diterapkan mulai semester depan. Semua aplikasi akan terhubung link data mahasiswa di BAK. Untuk itu ia mengimbau seluruh operator fakultas memperhatikan inti materi sosialisasi tersebut.
Ia mencontohkan aplikasi pengunduran diri mahasiswa. Begitu nomor SK diinput maka secara otomatis data mahasiswa berkurang satu. Data itu diupdate bukan lagi per semester melainkan per nomor SK yang diterbitkan.
Kendali surat pengantar berada di dekan. Jika telah dinyatakan terverifikasi dan diceklis artinya syarat sudah terpenuhi. “Jadi Wakil Rektor Bidang Akademik melalui operator tinggal memvalidasi saja. Jika validasi selesai, print SK keluarkan nomor, maka data di BAK akan berubah,” urainya.
Prof. Muhammad Kamal menambahkan, mahasiswa dan dosen menjadi dua kelompok utama yang merupakan tulang pungung eksistensi Unila sehingga harus benar-benar diperhatikan dan dilayani dengan baik.
Kesimpangsiuran informasi akan merugikan banyak pihak. Secanggih apapun piranti yang dimiliki jika SDM-nya tidak memahami dan kurang peduli pasti hal-hal seperti itu akan terjadi.
Kamal menilai, tiga hal yang sangat berpengaruh pada sistem akademik di lingkungan perguruan tinggi yakni apakah benar seluruh mahasiswa teregistrasi dalam kampus. Kedua apakah benar mahasiswa itu aktif atau menjalani cuti. Ketiga apakah benar mahasiswa melanjutkan kuliah di Unila sejak awal atau merupakan mahasiswa alih program.
“Variable-variabel ini harus kita monitor lebih detil sehingga fakultas mampu melaporkan mahasiswanya per program studi. Hal-hal demikian akan terdata dengan baik jika kita memiliki sistem informasi manajemen keberadaan mahasiswa Unila yang berkualitas,” tegasnya.[Penda_Humas]